O desafio
Cada clínica rodava seu próprio processo de agendamento em papel e telefone. Agendamentos duplicados eram comuns, as faltas eram altas, e os pacientes não tinham como gerenciar os próprios compromissos.
O que construímos
Uma plataforma de agendamento white-label: disponibilidade em tempo real entre 40 clínicas, opções de pagamento online, lembretes automáticos por SMS/e-mail e um dashboard da equipe com gestão de lista de espera.
Disponibilidade entre clínicas
Cada clínica publica seus horários abertos em um calendário compartilhado, e os pacientes veem a disponibilidade em tempo real filtrada por especialidade, local e cobertura do convênio. Salas e profissionais são combinados automaticamente, de modo que um horário reservado em uma clínica desaparece em todas as outras em segundos.
Lembretes automáticos
Os pacientes recebem uma confirmação logo após o agendamento e, em seguida, um lembrete programado por SMS e e-mail 24 horas antes da consulta. Se um paciente cancela, a lista de espera é acionada automaticamente e o horário é oferecido ao próximo paciente da fila sem intervenção da equipe.
Dashboard da equipe
A equipe da recepção gerencia o dia inteiro em um único painel: atendimentos sem hora, reservas manuais, remarcações e movimentações da lista de espera. Os profissionais veem a própria agenda, e os gerentes exportam relatórios de ocupação por unidade.
Abordagem técnica
A plataforma roda em uma infraestrutura de nuvem segura com acesso baseado em funções, dados de pacientes criptografados e um processador de pagamentos que lida com sinal e copagamentos sem armazenar números de cartão em nossos servidores. As agendas são sincronizadas em tempo real para que as 40 clínicas nunca mais marquem o mesmo horário.
Segurança e conformidade
Todos os prontuários são criptografados em repouso e em trânsito, todo acesso é registrado por usuário, e os lembretes por SMS e e-mail passam por um gateway regulado. O sistema mantém uma trilha de auditoria completa de agendamentos, cancelamentos e remarcações para atender aos requisitos de privacidade e prontuário médico.
O resultado
68% das consultas agora são autoagendadas. As faltas caíram 31%, e a carga de trabalho da recepção despencou.
Feedback do cliente
Os pacientes finalmente marcam no horário que querem, e nossas recepções passam o tempo com as pessoas em vez do telefone. A rede finalmente funciona com um único calendário compartilhado. — Diretor de Operações
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