Le défi
Chaque clinique gérait son propre processus de réservation sur papier et par téléphone. Les doubles réservations étaient fréquentes, les absences (no-shows) nombreuses, et les patients n'avaient aucun moyen de gérer eux-mêmes leurs rendez-vous.
Ce que nous avons construit
Une plateforme de réservation white-label : disponibilité en temps réel sur 40 cliniques, options de paiement en ligne, rappels automatisés par SMS/e-mail, et un tableau de bord équipe avec gestion des listes d'attente.
Disponibilité inter-cliniques
Chaque clinique publie ses créneaux ouverts dans un calendrier partagé, et les patients voient la disponibilité en temps réel filtrée par spécialité, lieu et couverture d'assurance. Les salles et les praticiens sont appariés automatiquement, si bien qu'un créneau réservé dans une clinique disparaît partout ailleurs en quelques secondes.
Rappels automatisés
Le patient reçoit une confirmation immédiatement après la réservation, puis un rappel programmé par SMS et par e-mail 24 heures avant la visite. Dès qu'un patient annule, la liste d'attente est déclenchée et le créneau est proposé au patient suivant sans intervention du personnel.
Tableau de bord équipe
Les équipes d'accueil pilotent la journée depuis un seul tableau : visites sans rendez-vous, réservations manuelles, modifications et déplacements dans la liste d'attente. Les praticiens consultent leur propre agenda, et les directeurs de clinique exportent des rapports d'occupation par site.
Approche technique
La plateforme repose sur une infrastructure cloud sécurisée avec des accès par rôle, des données patients chiffrées et un processeur de paiement qui gère acomptes et tickets modérateurs sans stocker les numéros de carte sur nos serveurs. Les agendas sont synchronisés en temps réel afin qu'aucune double réservation ne soit possible entre les 40 cliniques.
Sécurité et conformité
Tous les dossiers patients sont chiffrés au repos et en transit, chaque accès est journalisé par utilisateur, et les rappels SMS et e-mail transitent par une passerelle régulée. Le système conserve une piste d'audit complète des réservations, annulations et modifications pour satisfaire les exigences de confidentialité et de dossiers médicaux.
Le résultat
68 % des rendez-vous sont désormais réservés en libre-service. Les absences ont baissé de 31 %, et la charge de travail de l'accueil a fortement diminué.
Retour du client
Les patients réservent enfin au moment qui leur convient, et nos accueils consacrent leur temps aux personnes plutôt qu'aux tâches de réservation répétitives. Le réseau fonctionne enfin avec un calendrier partagé. — Directeur des opérations
Demandez un devis gratuit
Indiquez-nous combien de sites et combien de rendez-vous vous traitez chaque semaine. Nous dimensionnerons une plateforme de réservation white-label pour votre réseau et vous enverrons un devis gratuit couvrant la réservation en ligne, les rappels, les paiements et les tableaux de bord : une proposition claire pour votre projet, sans engagement.