El desafío
Cada clínica gestionaba su propio proceso de reservas en papel y por teléfono. Las dobles reservas eran frecuentes, las ausencias sin avisar eran elevadas, y los pacientes no tenían forma de gestionar sus citas por sí mismos.
Lo que construimos
Una plataforma de reservas white-label: disponibilidad en tiempo real en 40 clínicas, opciones de pago online, recordatorios automáticos por SMS y correo electrónico, y un panel de personal con gestión de lista de espera.
Disponibilidad entre clínicas
Cada clínica publica sus horas abiertas en un calendario compartido, y los pacientes ven la disponibilidad en tiempo real filtrada por especialidad, ubicación y cobertura del seguro. Las salas y los profesionales se asignan automáticamente, de modo que una hora reservada en una clínica desaparece en todas las demás en segundos.
Recordatorios automáticos
Los pacientes reciben una confirmación inmediatamente después de reservar y, a continuación, un recordatorio programado por SMS y correo electrónico 24 horas antes de la visita. Si un paciente cancela, la lista de espera se activa sola y la hora se ofrece al siguiente paciente de la cola sin intervención del personal.
Panel del personal
El personal de recepción gestiona toda la jornada desde un único panel: visitas sin cita, reservas manuales, cambios de hora y movimientos en la lista de espera. Los profesionales ven su propia agenda y los directores de clínica exportan informes de ocupación por sede.
Enfoque técnico
La plataforma funciona sobre una infraestructura en la nube segura con acceso basado en roles, datos de pacientes cifrados y un procesador de pagos que gestiona depósitos y copagos sin almacenar números de tarjeta en nuestros servidores. Las agendas se sincronizan en tiempo real para que las 40 clínicas nunca se solapen.
Seguridad y cumplimiento
Todos los registros de pacientes se cifran en reposo y en tránsito, cada acceso queda registrado por usuario, y los recordatorios por SMS y correo pasan por una pasarela regulada. El sistema mantiene una pista de auditoría completa de reservas, cancelaciones y cambios para cumplir los requisitos de privacidad e historiales clínicos.
El resultado
El 68% de las citas se reservan ahora de forma autónoma. Las ausencias se redujeron un 31%, y la carga de trabajo de la recepción disminuyó notablemente.
Comentarios del cliente
Los pacientes finalmente reservan cuando quieren, y nuestras recepciones dedican su tiempo a las personas en lugar del teléfono. La red por fin funciona con un único calendario compartido. — Director de Operaciones
Solicite una cotización gratuita
Indíquenos cuántas sedes y cuántas citas gestiona cada semana. Diseñaremos una plataforma de reservas white-label para su red y le enviaremos una cotización gratuita que cubre la reserva online, los recordatorios, los pagos y los paneles del personal: una propuesta clara para su proyecto, sin compromiso.