Die Herausforderung
Jede Klinik betrieb ihren eigenen Buchungsprozess per Papier und Telefon. Doppelbuchungen waren an der Tagesordnung, die No-Show-Quote hoch, und Patienten hatten keine Möglichkeit, Termine selbst zu verwalten.
Was wir gebaut haben
Eine White-Label-Buchungsplattform: Echtzeit-Verfügbarkeit über 40 Kliniken hinweg, Online-Zahlungsoptionen, automatisierte SMS-/E-Mail-Erinnerungen sowie ein Personal-Dashboard mit Wartelisten-Management.
Standortübergreifende Verfügbarkeit
Jede Klinik trägt ihre offenen Slots in einen gemeinsamen Kalender ein, und Patienten sehen die Echtzeit-Verfügbarkeit gefiltert nach Fachrichtung, Standort und Versicherungsschutz. Räume und Behandler werden automatisch zugeordnet, sodass ein in einer Klinik gebuchter Slot innerhalb von Sekunden überall verschwindet.
Automatisierte Erinnerungen
Patienten erhalten unmittelbar nach der Buchung eine Bestätigung und 24 Stunden vor dem Termin eine terminierte SMS sowie eine E-Mail-Erinnerung. Storniert ein Patient, wird die Warteliste automatisch aktiviert und der Slot wird der nächsten Person ohne Zutun des Personals angeboten.
Personal-Dashboard
Das Empfangsteam steuert den gesamten Tag über ein einziges Dashboard: Kurzfristige Besuche, manuelle Buchungen, Verschiebungen und Wartelisten-Schritte. Behandler sehen ihre eigene Agenda, und Klinikleiter exportieren Auslastungsberichte je Standort.
Technischer Ansatz
Die Plattform läuft auf einer sicheren Cloud-Infrastruktur mit rollenbasiertem Zugriff, verschlüsselten Patientendaten und einem Zahlungsabwickler, der Anzahlungen und Zuzahlungen verarbeitet, ohne Kartennummern auf unseren Servern zu speichern. Die Kalender werden in Echtzeit synchronisiert, damit keine der 40 Kliniken jemals doppelt bucht.
Sicherheit und Compliance
Alle Patientenakten werden ruhend und während der Übertragung verschlüsselt, jeder Zugriff wird pro Nutzer protokolliert, und SMS- sowie E-Mail-Erinnerungen laufen über einen regulierten Gateway. Das System führt einen lückenlosen Audit-Trail über Buchungen, Stornierungen und Verschiebungen, um die Anforderungen an Datenschutz und Patientenakten zu erfüllen.
Das Ergebnis
68 % der Termine werden nun selbst gebucht. Die No-Shows gingen um 31 % zurück, und die Auslastung der Rezeption sank deutlich.
Kundenfeedback
Patienten buchen endlich selbst zum Wunschtermin, und unsere Rezeptionen widmen ihre Zeit den Menschen statt dem Telefon. Das Netzwerk läuft endlich mit einem gemeinsamen Kalender. — Betriebsleiter
Fordern Sie ein kostenloses Angebot an
Nennen Sie uns, wie viele Standorte und wie viele Termine Sie pro Woche bearbeiten. Wir dimensionieren eine White-Label-Buchungsplattform für Ihr Netzwerk und senden Ihnen ein kostenloses Angebot zu, das Online-Buchung, Erinnerungen, Zahlungen und Personal-Dashboards abdeckt: ein klares Konzept für Ihr Projekt, unverbindlich.