Le défi
Les nouveaux embauchés passaient leur première semaine à courir après les formulaires, les identifiants de connexion et les documents de politique. Les RH suivaient manuellement chaque checklist dans des tableurs.
Ce que nous avons construit
Un portail d'onboarding avec des listes de tâches guidées, des parcours de signature électronique, des déclencheurs automatisés de provisioning IT, et des tableaux de bord de conformité par département.
Listes de tâches guidées
Chaque nouveau collaborateur voit une seule checklist d'accueil, ordonnée selon ce qu'il faut faire en premier. La progression est enregistrée automatiquement, des rappels relancent les éléments en attente, et les managers voient clairement qui doit encore agir.
Parcours de signature électronique
Les contrats, les acceptations de politique et les formulaires de consentement aux données sont envoyés à signer dans le portail. Les collaborateurs signent depuis n'importe quel appareil, et chaque document signé est conservé au dossier du salarié pour l'audit.
Déclencheurs de provisioning IT
Dès qu'une tâche est terminée, le portail déclenche automatiquement la création de comptes, les groupes d'accès et les demandes de matériel. Les RH n'envoient plus de courriels manuels à l'IT, et les nouveaux arrivants disposent de leurs identifiants dès leur arrivée.
Approche technique
Le portail repose sur des accès par rôle et un stockage chiffré pour les données personnelles et contractuelles. Chaque étape est journalisée, et les événements d'intégration se déclenchent automatiquement vers les systèmes IT et d'annuaire, afin que le provisioning s'effectue sans saisie manuelle en double.
Sécurité et audit de conformité
Tous les documents sont chiffrés au repos et en transit, l'accès est limité par rôle et département, et une piste d'audit complète enregistre qui a signé quoi et quand. Les tableaux de bord de conformité signalent les tâches en retard par département, pour que les lacunes apparaissent avant de devenir un risque juridique.
Le résultat
Les salariés finalisent désormais leur onboarding en 24 heures. L'ère des tableurs pour les RH est révolue, et l'état de conformité est visible en un coup d'œil.
Retour du client
Un nouveau collaborateur est pleinement opérationnel en une journée, et nous ne perdons plus de temps à courir après un formulaire manquant. Le portail s'est rentabilisé dès le premier trimestre. — DRH
Demandez un devis gratuit
Indiquez-nous combien de personnes vous intégrerez chaque mois et quels départements doivent suivre la conformité. Nous dimensionnerons un portail d'onboarding pour votre équipe et vous enverrons un devis gratuit couvrant les tâches guidées, la signature électronique, le provisioning IT et les tableaux par département : une proposition claire pour votre projet, sans engagement.