Die Herausforderung
Neueinsteiger verbrachten ihre erste Woche damit, Formulare, Logins und Richtliniendokumente zusammenzusuchen. Das HR verfolgte jede Checkliste manuell in Tabellen.
Was wir gebaut haben
Ein Onboarding-Portal mit geführten Aufgabenlisten, E-Signatur-Flows, automatisierten Triggern für die IT-Bereitstellung sowie Compliance-Dashboards auf Abteilungsebene.
Geführte Aufgabenlisten
Jeder Neueinsteiger sieht eine einzige Willkommens-Checkliste, geordnet nach dem, was zuerst zu erledigen ist. Der Fortschritt wird automatisch gespeichert, Erinnerungen weisen auf offene Punkte hin, und die Leiter sehen klar, wer noch handeln muss.
E-Signatur-Flows
Verträge, Richtlinienbestätigungen und Einwilligungserklärungen werden im Portal zur Unterschrift vorgelegt. Die Mitarbeiter unterschreiben auf jedem Gerät, und jedes unterzeichnete Dokument wird zur Revision in der Personalakte gespeichert.
Trigger für die IT-Bereitstellung
Wird eine Aufgabe abgeschlossen, löst das Portal automatisch die Kontoerzeugung, Zugriffsgruppen und Geräteanforderungen aus. Das HR schickt keine manuellen E-Mails mehr an die IT, und Neueinsteiger kommen mit bereits bereitgestellten Logins an.
Technischer Ansatz
Das Portal basiert auf rollenbasiertem Zugriff und verschlüsselter Speicherung für personenbezogene und vertragliche Daten. Jeder Schritt wird protokolliert, und Integrationsereignisse feuern automatisch in den IT- und Verzeichnissystemen, sodass die Bereitstellung ohne doppelte manuelle Eingabe erfolgt.
Sicherheit und Compliance-Audit
Alle Dokumente werden ruhend und während der Übertragung verschlüsselt, der Zugriff ist nach Rolle und Abteilung beschränkt, und ein lückenloser Audit-Trail protokolliert, wer was und wann unterschrieben hat. Die Compliance-Dashboards melden überfällige Aufgaben je Abteilung, sodass Lücken sichtbar werden, bevor sie zu einem juristischen Risiko werden.
Das Ergebnis
Mitarbeiter absolvieren das Onboarding nun in 24 Stunden. Die Tabellen-Ära des HR ist vorbei, und der Compliance-Status ist auf einen Blick sichtbar.
Kundenfeedback
Ein neuer Mitarbeiter ist innerhalb eines Tages vollständig bereit, und wir jagen keine Zeit mehr einem fehlenden Formular hinterher. Das Portal hat sich im ersten Quartale selbst bezahlt. — HR-Leiterin
Fordern Sie ein kostenloses Angebot an
Nennen Sie uns, wie viele Personen Sie pro Monat onboarden und welche Abteilungen Compliance-Tracking benötigen. Wir dimensionieren ein Onboarding-Portal für Ihr Team und senden Ihnen ein kostenloses Angebot zu, das geführte Aufgaben, E-Signaturen, IT-Bereitstellung und Abteilungs-Dashboards abdeckt: ein klares Konzept für Ihr Projekt, unverbindlich.